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Projektmanagement mit dem Kranich Prinzip

Das Push & Pull-Modell

Innovationen und Projekte erfolgreich steuern

Klassische Projekt- und Prozessstrukturen sind wie gemacht dafür Ziele zu verfehlen und erfolglos zu sein. Das liegt meist daran, dass sich viele Projektmitarbeiter der jeweiligen Projektphase – in der sie sich gerade befinden - nicht bewusst sind. Orientierungslosigkeit und Unsicherheit bei den Mitarbeitern, sowie weit überschätzte Projektziele sind die Folge.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter bekommt von seinem Vorgesetzten den Auftrag, sich um die Entwicklung eines neuen Produkts zu kümmern. Der Mitarbeiter schreitet sofort zur Tat, entwickelt hinter verschlossener Tür ein neues Produkt. Drei Wochen später stellt er es der Geschäftsführung vor und empfiehlt einen Produkt-Markteintritt noch in diesem Jahr. In den Augen des Mitarbeiters lässt sich bereits die Vorfreude auf diesen Schritt ablesen. Nach Ende der Präsentation bekommt der Mitarbeiter von der Geschäftsführung die knappe Rückmeldung: „Dieses Produkt hat jetzt keine Priorität, wird nicht benötigt und heuer sicher nicht eingeführt“. Enttäuscht zieht der Mitarbeiter von dannen. Über seinen sehr guten persönlichen Kontakt zum Vertriebsleiter versucht er die Markteinführung doch noch zu retten, doch er scheitert.

In unzähligen Fuck-Up-Nights und Selbsthilfegruppen muss der Mitarbeiter nun seinen Misserfolg verarbeiten.

Fuck-Up-Nights sind jedoch nicht die Antwort darauf, was Menschen oder Projekte erfolgreich macht.

Den eigenen Anteil an Erfolg und Misserfolg zu kennen, den Standort in der jeweiligen Projektphase bestimmen und mit Klarheit und Umsetzungsstärke zum nächsten Punkt navigieren sind die Kriterien für erfolgreiches Projektmanagement.

Mit dem Push & Pull-Modell für erfolgreiches Projektmanagement lassen sich Projekte professionell und erfolgreich steuern.

Gelungene Projekte bauen auf 3 Schritten auf:

Projekt in Strategie integrieren
Art des Projekts analysieren & passendes Vorgehensmodell ableiten
Geeignete Projekt-Methode erfolgreich anwenden

1. Projekt in Strategie integrieren

Das Kranich Strategie Modell bettet Maßnahmen und Projekte in einem ersten Schritt wirkungsvoll in Unternehmens- oder Abteilungsstrategien ein. Dieser Überblick über sämtliche operative Aktivitäten bringt Klarheit und schafft Sicherheit für Mitarbeiter. Gleichzeitig werden Projektzusammenhänge verdeutlicht, Prioritäten erkannt, Auswirkungen des „Daily Business“ auf den Gesamterfolg sichtbar und damit die Identifikation mit der eigenen Tätigkeit erhöht.

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Den konkreten Aufbau von Team- und Unternehmensstrategien zur optimalen Integration von Projekten finden Sie unter // strategie.entwickeln

2. Art des Projekts analysieren & passendes Vorgehensmodell ableiten

Das Cynefin-Modell unterscheidet 4 verschiedene Typen von Systemen:

Einfach:

Wiederholbare Muster und eindeutige Ereignisse,
Klare Ursache und Wirkungen,
Klare Beziehungen,
Es gibt richtige Antworten

Kompliziert:

Das System ist vorhersehbar,
Ursache und Wirkung sind für jeden ersichtlich,
Expertenrat ist nötig, aber
Mehr als eine richtige Antwort.

Komplex:

Alles ist im Fluss und nicht vorhersehbar,
Keine richtigen Antworten,
Etliche Unbekannte,
Erkennbare Orientierungsmuster,
Viele konkurrierende Ideen,
Kreative und innovative Ansätze sind nötig

Chaotisch

Hohe Turbulenz,
Keine Ursache-Wirkungs-Beziehungen,
Große Unbekannte,
Viele Entscheidungen unter hohem Zeitdruck

(QUELLE: vgl. wandelweb.de)

Die meisten Projekte im beruflichen Kontext können ihrer Art nach dem einfachen, komplizierten oder komplexen System zugeordnet werden. Diese Unterscheidung kann sowohl nach dem Zukunftsbild (Projektziel) als auch nach der Kenntnis des Projektlösungsansatzes (Methode) erfolgen. Aus diesen beiden Aspekten lässt sich schnell das passende Vorgehensmodell für das jeweilige Projekt ableiten:

Beispiel Leuchtmittel:

Eine Leuchtmittel-Firma produziert eine gewisse Stückzahl an Glühbirnen. Das Zukunftsbild ist klar (Optik, Funktionalität, Stückzahl, Fertigstellungstermin,…), die Kenntnisse und Mittel für die Herstellung vorhanden.

Passendes Vorgehensmodell: Pull

Thomas Alva Edison hat eine klare Vorstellung davon, wie eine Glühbirne aussehen und funktionieren soll. Der Lösungsansatz dorthin ist nicht bekannt.

Passendes Vorgehensmodell: Push

Eine Gruppe an Erfinder experimentiert mit diversen Materialien am Leuchtmittel der Zukunft.

Passendes Vorgehensmodell: Push

3. Geeignete Projekt-Methode erfolgreich anwenden

Die beiden Projektphasen: Push oder Pull

Phasen-Diagramm

Projektablauf

Jedes Projekt an sich bzw. jeder Projektabschnitt kann sogenannten Push- oder Pullphasen zugeordnet werden. Komplexe Projekte werden tendenziell in Pushphasen gesteuert, einfache oder komplizierte Projekte in Pullphasen. Während bei Pushphasen das Experimentieren, also der Erkenntnisgewinn im Mittelpunkt steht, wird bei Pullphasen der Sog zu einem klaren konkreten Zukunftsbild in den Fokus gerückt. In jeder dieser Phasen werden Aufgaben vom Projektteam abgearbeitet (perform).

Der Push

Zielsetzung: Erkenntnisgewinn

Der Push selbst ist eine projektrelevante selbsteingebrachte Aktion mit hoher Ergebnisunsicherheit, gewisser Unvorhersehbarkeit und externem Fokus (z.B.: Experiment, Prototyp, Versuch).

Da ein Push immer mit hohem Projektrisiko verbunden ist, kann das Feedback den weiteren Weg des Projekts nachhaltig verändern. Deshalb werden alle Projektmitarbeiter vor und nach jedem Push einbezogen. Vor jedem Push stehen die bis dahin erledigten Aufgaben im Mittelpunkt. In einem Performance-Check werden alle bis zu diesem Zeitpunkt zu erledigenden Tätigkeiten auf finalen Abschluss überprüft und der bevorstehende Push besprochen. Nach dem Push rücken die Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Aktion in den Fokus („Push-Analyse“).

Dabei stellen sich folgende Fragen:

Welche Folgen haben die Erkenntnisse aus dem Push auf das Projekt?
Passt das Projekt weiterhin zum ursprünglichen "great effect“ & „essential doing"?

Handlungsmöglichkeiten nach Push-Analyse:

Zusammenräumen: ab in die Mülltonne - das Projekt in der jetzigen Phase nicht weiterverfolgen. Die Erkenntnisse zeigen, dass das Produkt nicht marktfähig ist und bereits zum jetzigen Zeitpunkt nicht weiterverfolgt werden soll.
Ab zum nächsten Push - Projekt bleibt komplex und wird weiterverfolgt. Die Ergebnisse der Push-Analyse zeigen, dass der Erkenntnisgewinn für ein eindeutiges Projektziel oder einen passenden Lösungsansatz nicht ausreicht und auf den nächsten Push hingearbeitet werden soll. Für eine nächste Performance-Phase werden die entsprechenden Aktivitäten bis zum nächsten Push geplant.
Klares Zukunftsbild kreieren und ab zum Pull – Das Projekt war seiner Art nach komplex, aufgrund der Ergebnisse der Push-Analyse kann es jetzt einfachen oder komplizierten Systemen neu zugeordnet werden. Ein klares Zukunftsbild wird kreiert, Pulls (Meilensteine) definiert, und die dafür notwendigen Handlungen (Performance) formuliert.
Ab zum neuen Projekt (ein „Viagra Effekt“* auf andere Art) - Ergebnisse zeigen Potential für ein anderes Projekt.

*Sildenafil (besser bekannt unter dem Handelsnamen Viagra) wurde ursprünglich als ein Mittel gegen die koronare Herzerkrankung entwickelt. Doch die Studien verliefen ziemlich enttäuschend. Manch männlicher Proband war trotzdem entzückt, weil ihm Sildenafil vermehrt zu Erektionen verhalf. Viele Männer wollten die restlichen Medikamente deshalb nach Studienende gar nicht mehr herausgeben. Unbekannte brachen sogar in ein Sildenafil-Labor ein, um sich den magischen Stoff zu beschaffen. 1998 wurde Viagra in den USA und Europa zugelassen. Seither bekamen allein in Deutschland mehr als eine Million Männer das Mittel verordnet.

(QUELLE: https://www.zeit.de/2013/30/entdeckungen-medizin-geschichte-zufall/seite-3)

Eines der erregendsten Beispiele, wo es aufgrund der Analyse einer Studie Erkenntnisse über die Grenzen des jetzigen Projektes hinaus gab. Diese wurden in ein neues Projekt überführt und eingebettet. Sie wirken nun auf ein anderes strategisches Ziel.

Das Ziel in der Push-Phase

Die Zielsetzung in dieser Phase ist der Erkenntnisgewinn. Egal in welche der vier Wege das Projekt weiterverläuft, die Entscheidung dafür basierte auf Basis eines Erkenntnisgewinns. Das Ergebnis kann somit in jedem Fall als Erfolg und nicht Misserfolg gewertet werden.
Hätte der erwähnte Mitarbeiter in der Produktentwicklung erkannt, dass er sich mit seinem Projekt in einer Pushpase befindet, wären ihm viele schlaflose Nächte und negative Stimmungslagen erspart geblieben. Die Vorstellung des Produkts bei der Geschäftsführung wäre in diesem Beispiel ein klassischer Push.
Wenn die Zielsetzung der Erkenntnisgewinn ist, wird die Analyse, dass ein Projekt den schnellsten Weg in die Mülltonne finden soll, als Erfolg gewertet. Der Umgang mit scheinbaren Misserfolgen wird dadurch aus einem völlig neuen Blickwinkel betrachtet.

Der Pull

Zielsetzung: Ziel erreichen/Zielbild realisieren

Ein Pull ist ein klares, konkretes und begeisterndes Zukunftsbild. Es löst bei Menschen eine „emotionale Sogwirkung“ aus. Aufbauen darauf können wichtige Schritte, Meilensteine und wesentlichen Ereignisse geplant werden sowie Teilziele formuliert werden. Diese Ansätze kennen wir aus dem klassischen Projektmanagement. Neben einem Umsetzungsziel (Output) ist es wichtig ein Wirkungsziel auf Ebene der Zielgruppe zu definieren.

Beispiel:

Umsetzungsziel: Wir bieten im kommenden Jahr 12 Seminare für Jugendliche an und erreichen eine Weiterempfehlungsrate von 95%.
Wirkungsziel: Durch die Nutzung unseres Weiterbildungsangebots im kommenden Jahr erhalten 30 Jugendliche einen Ausbildungsplatz.

Übersicht Push & Pull

Erfolgreiches Projektmanagement schafft es, die beiden Projektphasen Push & Pull erfolgreich miteinander zu verbinden. Auch wenn jede Projektphase an sich generell dem Push oder dem Pull zugeordnet werden kann, wird es in jedem Projektablauf sowohl Push- als auch Pull-Elemente geben.

Der Grip - Die Übergangsphase

Im Übergang zwischen den Phasen Push & Pull kommen unterschiedlichste Projektpartner (z.B.: Lieferanten und Stakeholder) mit dem Projekt erstmals „in Berührung“. Aus diesen Kontakten entsteht die Chance auf zusätzliche Rückmeldung „von außen“. Ähnlich wie bei der Beschleunigung eines Formel-1 Wagens ist es in der Grip-Phase wichtig, dass das Projekt unmittelbar Fahrt aufnimmt. Rasche Adaptionsprozesse, Bewertungen und Einarbeitungen von Rückmeldungen sichern den Projekterfolg in dieser kritischen Phase. Für das rasche Reagieren auf Feedback, das Umsetzen von Anpassungen bis hin zu „Experimentierphasen“ müssen Ressourcen bereitgestellt werden.

Auch jeder Markteintritt eines Produkts folgt gewissermaßen einer Grip-Phase. Gerade zu diesem Zeitpunkt erfolgen viele Rückmeldungen von Kunden und Partnern. Nur in den seltensten Fällen wird es gelingen ein vollkommen perfektes Produkt auf den Markt zu bringen, da die Entwicklung bis zu diesem High-End-Stadium viel zu lang dauern würde.

In solchen Fällen gleichen Innovationen und Produkte grünen Bananen: Sie reifen beim Kunden!

Das Performen

Das Performen (handeln) steht für die Handlungen, das Abarbeiten der ToDos während jeder Push- und Pullphase. Dazu werden Aufgaben in einem Team verteilt und bis zum nächsten Push/Pull abgearbeitet.

Tipp: Dringlichkeit und Verschriftlichung schafft Verbindlichkeit.